Для своего удобства каждый работодатель может вести книгу бюллетени в свободном формате. Наличие такой учетной книги в будущем, может помочь при определении общего количества дней конкретного работника либо быстро найти необходимый лист нетрудоспособности по требованию проверяющих органов или ФСС.
Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?
Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).
Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.
Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.
Правила ведения журнала учета больничных листов
Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.
То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.
В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:
- Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
- Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
- Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.
В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:
- Номер листа временной нетрудоспособности.
- Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
- Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
- Дата сдачи листка работодателю.
Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.
Срок хранения журнала учета больничных листов
Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.
Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.
Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов
Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.
Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.
То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.
Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.
Журнал учета больничных листов — образец
Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.
На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:
Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов
Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.
