Для эффективного планирования рабочего времени используют различные методики, а также показатели. Часто при этом учитывают такое понятие, как баланс рабочего времени (регулируется соответствующей фотографией). Используется он для решения следующих задач:
- определение плановой численности работников;
- эффективное использование периода работы как основного производственного ресурса.
Такую систему составляют отдельно для каждого подразделения компании. Она должна учитывать не только календарный период, но и специфику деятельности данного отдела.
Нормативный баланс рабочего времени
Фактический баланс рабочего времени составляется на основе следующих показателей:
- календарный фонд — включает в себя то количество дней, которые входят в рассматриваемый период, обычно это год;
- номинальный срок — из календарного периода вычитаются все выходные и праздники;
- максимальный — от номинального показателя отнимается полагающийся отпуск;
- явочный — учитываются те дни, когда работник не явился на работу;
- фактический — исключаются также все простои.
Дополнительно нормативный баланс рабочего времени может включать в себя следующие затраты:
- простои по объективным обстоятельствам;
- чрезвычайные ситуации;
- потери из-за личных причин со стороны сотрудников.
К последнему пункту относится халатность, разговоры с коллегами и по телефону, решение личных проблем. Для их выявления необходимо проведение фотографии рабочего времени. Она поможет установить фактическое время, которое требуется на исполнение обязанностей. На основе полученных данных могут формироваться сроки и нормативы уже по производственному календарю.
Расчет баланса рабочего времени
Планирование и расчет баланса рабочего времени осуществляется с учетом перечисленных показателей. Для наглядного обозначения нередко используют их коэффициенты. Чтобы найти их, рассчитывают соотношение фактического значения к нормативному по календарю. Полученный результат также можно перевести в проценты.
К примеру квартал имеет 91 день. Из них 25 дней — выходные и еще три — праздничные. Итого отработать нужно лишь 63 дня. Это нормативный показатель.
Из них работник вышел на работу лишь 59 смен, то есть имеет 4 прогула. Коэффициент составит их отношение к норме, то есть 0,063, или 6,3%. Аналогичным образом выявляются простои и другие потери.
Баланс рабочего времени включает в себя следующие аспекты:
- периоды, в течение которых работник выполнял свои трудовые обязательства;
- время, которое не использовалось по объективным причинам;
- потери — то время, которое не использовалось сотрудником для исполнения обязанностей.
Имеются несколько основных этапов составления данного документа. Весь процесс подразумевает следующий порядок действий:
- рассчитывается прогнозируемый показатель по календарю, учитывающий нормативное время труда, а также данные по отпускам и иным неявкам, регламентируемым законодательством;
- учитываются также те периоды простоев, которое ожидаются со стороны работодателя, здесь же может учитываться возможная нетрудоспособность работника;
- определяется средний показатель — продолжительность смены умножается на нормативные дни работы, после чего результат делится на количество работников.
Соотношение полученного результата к продолжительности смены является коэффициентом, определяющим отличие эффективности фактической выработки рассчитываемого подразделения от нормы труда.
После составления прогнозируемых нормативов по календарю и фактических, происходит сравнение их положений. На основе различий и рассчитывают те меры, которые необходимо принять для повышения эффективности труда.
Годовой баланс рабочего времени
Годовой баланс представляет собой прогнозируемый календарный год, в течение которого рассчитываются все трудовые дни, выходные и праздничные. Именно данный документ содержит в себе такие показатели как:
- регламентированные отпуски;
- ожидаемые простои;
- иные возможные причины производственных потерь.
На основе данного норматива осуществляют расчет основных коэффициентов. Однако рассчитываются они лишь по истечению указанного года и составлению фактического отчета.
Баланс рабочего времени одного рабочего
Баланс времени одного среднесписочного работника — это инструмент, который используется работодателем для определения эффективности работы отдельного сотрудника. Расчет используемых показателей осуществляется на индивидуальном уровне.
Как и в общем случае, создается изначально прогнозируемый баланс по календарю, который является нормативной базой. По истечению расчетного периода составляется отчет с фактическими значениями. Сравнение двух документов позволяет выявить производительность труда отдельного работника и возможности повышения ее эффективности.
Календарь рабочего времени на 2018 год с праздниками и выходными
Для расчета прогнозируемого баланса используют утвержденный законодательством производственный календарь. Данный документ учитывает все утвержденные на текущий год праздники и выходные дни.
Такой норматив является обязательным для государственных учреждений. Он учитывает пятидневную трудовую неделю и различные нормы выработки. Согласно этим данным устанавливаются нормированные значения для расчета баланса.
Для иных организаций расчет выходных может отличаться от предлагаемого. В этом случае календарь на год составляется как внутренний локальный акт. Он должен учитывать при этом предписанную норму работы, не превышающую 40 часов в неделю.
Табель учета рабочего времени
Табель учета — это обязательный для заполнения норматив, который учитывает фактическую явку работника в календарный период. Составляется такой документ специалистом кадрового отдела для бухгалтерии. Данный отдел уже на основе табеля учета производит расчет заработной платы.
Такой документ также может служить основой для составления фактического баланса рабочего времени по каждому из сотрудников. Однако данный отчет отмечает лишь общие показатели за год. Для подробных данных понадобится фотография по трудовой деятельности.
