Трудовая книжка – это важнейший бумажный документ каждого трудящегося лица. В ней отражен рабочий стаж и места работы человека по порядку. Как и любое изменение, внедрение трудовых книжек в электронном виде несет как положительные, так и отрицательные стороны. Они являются совершенно идентичными обычным документам и даже имеют ряд преимуществ:
- Такой документ будет легко восстановить;
- Потеря в системе важных сведений практически невозможна;
- Своего рода протекция от нерадивых руководителей, которые по каким-то причинам не делают отчисления в Пенсионный Фонд;
- Ведение документации для руководителя станет более систематизировано.
Следует обратить внимание, что перевод удостоверения рабочего в электронную версию будет удобен для сотрудников сферы власти и бизнеса, поскольку фиксирование данных будет более точными, разные организации будут иметь к ним доступ, чтобы удостовериться в правильности и корректности заполнения.
Что такое электронная трудовая книжка?
Бумажная версия документа со временем может порваться, пожелтеть – по этой причине потеряются многие важные данные, что никогда не произойдет с трудовой книжкой в электронном формате. Данные особенности отличают документ от других:
- Вся информация по кадрам будет сноситься в специальную базу;
- Как и любой грамотно построенный сайт, он будет иметь навигацию, чтобы быстро находить необходимые сведения по сотрудникам;
- Данные никогда не потеряются (за исключением полного сбоя системы, что в наши дни почти не происходит);
- Такие отделы как Пенсионный фонд и социальные министерства будут иметь доступ к этим данным, что ускорить их работу, поскольку не будет прямой необходимости постоянно вызывать сотрудника и отрывать его от рабочего места.
Когда для человека впервые создается файл с его данными, каждый следующий работодатель всего лишь вносит изменения и добавляет новое место работы и должность.
Электронные трудовые книжки — законопроект
В январе 2017 года появился законопроект о переходе трудовых книжек в электронный формат. Он постепенно входит в силу, однако возникает множество преград. Чтобы произошел централизованный переход необходимо, чтобы все документы были подготовлены, правильно оформлены приемы на работу и увольнения с указанием причин, организовывались отчисления. Вероятнее всего, будет определен срок, за который все бумаги должны быть приведены в норму.
Важно учесть такой аспект, как причина увольнения сотрудника. В электронной версии может не быть протокола об увольнении с указанием причины, поскольку сотрудник захочет это скрыть (если только увольнение не по собственному желанию и не полная ликвидация). А если новый работодатель захочет увидеть приказ, то, вероятно, ему это не удастся, поскольку он не обязан предоставлять доступ к своей документации.
Электронные и бумажные трудовые книжки — сходства и отличия
Чтобы разобраться с основными нюансами электронной версии трудовых книжек требуется рассмотреть характеристики традиционных удостоверений с новыми в сравнительном варианте.
Есть обязательный перечень сведений, который не изменяется:
- Учебное заведение, которое вы закончили и образование;
- Стаж работника;
- Все места работы и занимаемые должности;
- Причины увольнения и уходов с предыдущих мест работы.
Необходимо ознакомится с основными изменениями:
- Бумажная версия переходит в электронную книжку;
- Рукописное заполнение заменится печатным;
- Будет возможно автоматическое заполнение форм, что недоступно для бумажных актов;
- Возможна передача информации из Пенсионного фонда в отделы соц.защиты без самого человека.
Преимуществ масса, но много и недостатков, поэтому следует обратить внимание на всех руководителей предприятий на необходимость оформления электронных трудовых книжек надлежащим образом.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Сначала рассмотрим положительные стороны, которые и подтолкнули правительство на создание законопроекта:
- Автоматическое заполнение и ускорение процессов;
- Исключение любого рода ошибок;
- Никакой потери информации и ценных данных о сотруднике;
- Устранение проблем с возвратом трудовой книжки при увольнении.
Однако существуют причины, по которым законопроект никак не вступит в силу:
- Необходима высокая защищенность базы. Ее разработка и оснащение приводит к большим затратам государства;
- Для полного функционирования нужно перенести всю информацию и бумажных носителей;
- Потеря всех данных при сбое системы.
В связи с этими проблемами внедрение данной системы уже несколько лет откладывалось.
Переход на электронную трудовую книжку с 2017 года
Стоит обратить внимание, российские организации и фирмы еще готовы к таким радикальным изменениям. Работникам и работодателям нужно понять, что данное нововведение только упростит их дальнейшую работу и снимет ответственность по хранению документов. Государство поставило задачу запустить этот проект в 2017 году. При этом стоит иметь в виду, что в настоящий момент официальных данных по поводу перехода на электронную трудовую книжку пока не появлялось.
В настоящее время широкое распространение получили информационные технологии, которые коснулись практически каждой сферы жизнедеятельности человека. Не стала исключением и трудовая деятельности граждан, в которой в ближайшем будущем будут иметь место нововведения.
