Авансовый отчет по командировке — это один из обязательных бухгалтерских документов. Он подтверждает расход выданных ранее средств и обосновывает компенсацию командировочных расходов. Процедура его оформления достаточно регламентирована законодательством.
Важно не спутать его с другим документом. Речь идет про отчет по командировке, который должен быть написан работником по возвращении на предприятие.
Авансовый отчет по командировке
Как правильно оформить авансовый отчет по командировке? Бюджетные организации, используют с 2015 специальный бланк ОКУД 0504505. Остальные работодатели, могут воспользоваться бланком АО-1 или произвольной формой, включающей все обязательные данные.
На первой странице бланка, вносятся личные данные сотрудника, сведения о выданных ему подотчетных денег и имеющейся задолженности.
На следующей странице записывают наименования бумаг, подтверждающих расходы, с указанием их реквизитов и потраченных сумм.
В случае загранкомандировки, если выдавались деньги в инвалюте, то в документе отражаются, как суммы в инвалюте, так и эквивалентные суммы в рублях. Пересчет осуществляется по курсу, на момент утверждения отчетности.
Если же подотчетная сумма выдавалась в рублях, то и в отчетности указываются лишь рубли. Но при этом валютные траты за границей, придется пересчитывать на российские деньги.
Подтверждающие бумаги (квитанции и чеки) приклеивают на отдельный лист А4.
Документ подписывается лицом, его заполнившим. Затем его проверяет на правильность заполнения, сотрудник бухгалтерии, ставятся подписи директора компании и главбуха.
В настоящее время, его разрешено оформлять на компьютере. Это может сделать, к примеру, бухгалтер на основании тех бумаг, которые предоставит подотчетное лицо. Заверяется документ электронными подписями вышеуказанных лиц.
Пример авансового отчета по командировке
Форма авансового отчета по командировке в 2018, осталась по сути прежней. Добавлена лишь строка, в которой бухгалтер подтверждает своей подписью, получение от сотрудника бумаги на проверку.
Могут использоваться формы:
- унифицированная, № АО-1;
- разработанные непосредственно компаниями и утвержденные приказом руководителя. При этом они должны учитывать все обязательные реквизиты;
- электронная форма.
Срок сдачи авансового отчета по командировке
Сотруднику, который взял подотчетную сумму, отводится трехдневный срок, со дня прибытия для предоставления отчетного документа и подтверждающих расходы бумаг: квитанций, чеков и т. п.
Пропуск указанного срока, чреват для фирмы санкциями со стороны налоговой службы. Работодатель может удержать сумму из зарплаты работника, если он не вернет неиспользованный остаток в указанный срок.
Утвержден авансовый отчет по командировке проводка
После подписания документа, бухгалтерия отражает в учете проводки. Запись по выдаче аванса, вносится по дебету 71 и кредиту 50. При перечислении на платежную карту командировочного — Дт 71 Кт 51.
Далее, исходя из того, на что выдавались деньги, записи будут выглядеть, например, так:
- Затраты на материалы — Дт10-Кт71;
- Хозяйственные операции компании — Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71;
- При возврате денег — Дт 50 — Кт 71;
- При перерасходе — Дт 71- Кт 50 (51).
Нецелевые траты оформляются проводкой:
- Дт94-Кт71 – средства с подотчётного, списываются в недостачи компании;
- Дт70-Кт94 – сумма вычитается из зарплаты работника, не подавшего оправдательных бумаг.
Образец заполнения авансового отчета по командировке
Приказ на командировку к авансовому отчету — образец
Нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Распоряжение руководителя, оформленное в виде приказа о командировании, выдавался сотруднику на руки. По завершению выполнения задания он должен его вернуть.
Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?
В число обязательных бумаг, оправдывающих командировочные затраты, входят:
- удостоверение командировочного, если оно выдавалось;
- бумаги, доказывающие факт использования жилья в командировочный период;
- билеты и прочие бумаги, подтверждающие расходы на транспорт;
- бумаги, удостоверяющие прочие траты в рабочей поездке.
Все обязательные реквизиты на документах, оформляются согласно требованиям сотрудников налоговой службы, без наличия существенных повреждений. Документ о расходах на проживание, выданный на иностранном языке, подлежит переводу.
