В любой организации одним из основополагающих документов является штатное расписание. Оно закрепляет организационную структуру, подчиненность отдельных подразделений и сотрудников. Вместе с этим оно прописывает количество работников на каждой из вакансий, а также их заработную плату со всеми возможными надбавками. Нередко при составлении такого документа возникает вопрос о наименовании должностей, введении новых вакансий или переименовании имеющихся.
Как ввести новую должность в штатное расписание?
Введение новой должности в штатное расписание сопряжено с определенным порядком действий. Первоначально необходимо определиться с основаниями для данных действий. Они могут быть следующими:
- расширение организации, увеличение объемов работ или деятельности;
- реструктуризация компании, изменение направленности отдельного подразделения или предприятия в целом;
- оптимизация штата, объединение или перераспределение функциональных обязанностей по отдельным вакансиям.
Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание может быть направлено руководителю посредством служебной записки. На его основании следует соответствующее распоряжение о разработке и внесении изменений в основной документ.
Введение новой вакансии не требует уведомления сотрудников. Данное действие может быть осуществлено отдельным приказом или составлением нового штатного расписания. Второй вариант актуален в том случае, если вносимые изменения носят масштабный характер.
Приказ о введении в штатное расписание новой должности
Приказ о введении новой должности в штатное расписание является основным документом, который утверждает новую структуру. Такой акт издается в том случае, если изменения носят частичный характер. В ином случае издается приказ об утверждении новой редакции.
Акт о создании новой вакансии в первую очередь должен заключать в себе обоснование проводимых изменений. Вместе с ним указываются также и сроки, когда постановление вступает в силу. Поскольку речь идет об отдельных изменениях, основной документ сохраняет свою нумерацию и реквизиты.
Приказ должен содержать в себе всю требуемую информацию:
- вакансия, которая вводится его положением;
- подразделение или отдел, к которым она относится;
- заработная плата.
То есть фактически данный документ приводится к тому же виду, что и основной. В случае последующего издания новой редакции, данные изменения вносятся в соответствии с таким актом.
Образец приказа о введении новой должности в штатное расписание
Приказ о переименовании должности в штатном расписании
Переименование должности в штатном расписании требует отдельного документального сопровождения. В данной ситуации выполняется следующий порядок действий:
- определяется причина, на основании которой вносятся подобные изменения;
- работникам, занятым в данной вакансии, за два месяца до вступления изменений в силу направляется уведомление;
- получение письменного согласия сотрудников, а также заключение дополнительного соглашения, которое вносит необходимые коррективы в трудовой договор;
- издание соответствующего приказа о переименовании, на основе которого изменения вступают в силу.
Далее работодатель должен привести всю внутреннюю документацию в соответствие с установленными коррективами. Если вакансия является свободной, то порядок внесения корректировок включает в себя только разработку соответствующего положения и издание постановления о его введении в действие.
Многих работодателей интересует вопрос о названии имеющихся вакансий. Законодательство указывает, что в случае, если функциональная деятельность предусматривает определенные компенсации и льготы, то наименование должно соответствовать утвержденному перечню. В государственных учреждениях все вакансии формируются по данному принципу.
В частных организациях должности, которые не связаны с получением дополнительных льгот, могут иметь произвольные названия. К примеру если вакансия сварщика имеет определенные льготы, то производное название должно быть соответствующим — старший сварщик, электросварщик и подобное. Если же данная работа будет носить название менеджера по электрооборудованию, то доказать, что такому полагаются льготы сварщика будет проблематично.
Образец приказа о переименовании должности в штатном расписании
Сокращение должности в штатном расписании — порядок действий
Порядок сокращения должности и соответствующее оформление в штатном расписание схож с процедурой переименования. Если указанная вакансия свободна, то достаточно лишь издать соответствующий приказ. Однако в том случае, если по ней есть занятые сотрудники, данные действия необходимо согласовывать с ними.
По статье 180 ТК РФ уведомление о сокращении должно быть направлено сотруднику за два месяца. При этом работодатель должен предложить ему другие вакансии, которые имеются на данный момент. В случае согласия работника — оформляется новый трудовой договор.
Приказ о сокращении должен содержать в себе следующую информацию:
- основание, по которому возникла необходимость упразднить должность в штатном расписании;
- указание на те должностные подразделения или количество сотрудников, которые подлежат сокращению;
- даты, когда изменения вступают в силу;
- предписание о внесении изменений во внутреннюю документацию;
- назначение ответственных за исполнение лиц.
Документ подтверждается подписью руководителя и тех лиц, которые затрагиваются данным актом. Нумеруется он в соответствии с установленным порядком как документ по основной деятельности компании.
