На нанимателя налагается обязательная ответственность по заполнению книги учета движения трудовых книжек. Данное правило закреплено законом РФ. За корректность вносимых данных и регулярность ведения отвечает напрямую управляющий представитель организации. На предприятиях специальным распоряжением выбирается одно уполномоченное за реализацию данного процесса лицо. Этот документ причисляется к строго отчетным актам, поэтому важно доскональное следование законодательным нормам в процессе его заполнения.
Оформление книги учета движения трудовых книжек
Ведение журнала учета движения трудовых книжек (включая электронные) и вкладышей к ним начинается с правильного оформления. Формат книги прописан в Постановлении Минтруда РФ. Обозначенный документ не только описывает журнал, но и в приложении No3, предлагает визуальный бланк для ведения. Работодатель может приобрести готовый журнал или сделать его лично, прибегнув к представленной форме.
На титульном листе необходимо указать следующие данные:
- Полное юридическое название организации;
- Наименование акта;
- Дату первой внесенной записи;
- Число, соответствующее внесению последней записи.
Ведение бланка в электронном виде невозможно, поскольку представленный документ требует наличия оригинальных подписей, задействованных в процессе лиц.
Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Запись в книге учета движения трудовых книжек производится когда:
- Трудящимуся оформляется новая трудовая книжка;
- Заводится новый вкладыш;
- От вновь оформившегося работника принимается документ на хранение.
Ведение книги учета движения специализированных бланков позволяет контролировать поступление документа и его выдачу.
Внутреннее оформление журнала должно содержать 13 граф:
- Номер по порядку;
- Параграфы со 2-4 содержат сведения об официальной дате принятия сотрудника в коллектив и дне внесения отметки в документ;
- Полная информация о работнике с указанием фамилии подчиненного, имени и отчества;
- Уникальные номерные знаки, присущие данные документу;
- Действующая должность оформленного представителя;
- Отдел или подразделение, куда был определен принятый для осуществления профессиональных обязанностей;
- Сведения о приказе, который закрепил процедуру оформления данного сотрудника на месте труда;
- Личная подпись специалиста, отвечающего за заполнение;
- В 11 графу вносятся данные об оплате выданного нового бланка;
- Пункты 12-13 остаются свободными вплоть до дня выдачи бланка по причине окончания рабочих отношений. В них вносятся соответственно подпись увольняемого и дата выдачи бланка на руки.
Вносимые сведения имеют строгий порядок. Пропуски в нумерации не допустимы.
Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек — образец
Специалисты кадровой службы отвечают за оформление и хранение журнала. Именно они отвечают за должное оформление и ведение представленного акта. Первая запись в книгу учета движения вносится лишь после опломбирования акта. Пломба ставится на внутренней стороне последнего листа обложки. Для реализации обозначенного процесса необходимо сначала пронумеровать все страницы, а затем прошнуровать их.
На закрепленной шнуровке ставится:
- Название документа;
- Записывается конечное число страниц в двух вариантах — цифрами и буквами;
- Проставляется должность и ФИО руководителя организации, который утверждает данное заверение;
- Подпись заверителя подтверждается печатью;
- Пломба может быть сургучной или специальной готовой.
Специальная пломба отличается тем, что при нарушении она проявляет особые знаки.
Что делать, если в книге учета движения трудовых книжек допущена ошибка
Изменения в книгу учета движения трудовых книжек вносятся также по изданным распоряжениям в указанном ранее Постановление. Неверно внесенная запись или допущенная при написании ошибка, не может быть исправлена корректором.
Для исправления ошибки предусмотрены особые правила:
- Неправильная запись перечеркивается горизонтальной чертой;
- Сверху или снизу вносятся корректные данные;
- Рядом с правильной формулировкой ставиться подпись ответственного представителя.
Замена листов или их удаление является незаконным методом.
Сколько хранится книга учета движения трудовых книжек?
Журнал трудовых книжек ведется в единственном экземпляре до полного окончания. Не имеет значения, сколько время займет данный процесс. После регистрации последней записи на титульном листе журнала проставляется дата окончания ведения. До момента полной выдачи на руки зарегистрированных документов журнал хранится у ответственного работника.
После полного заполнения приходных и расходных граф журнал передается на спецхранение в архив. Архивное хранение предусматривает срок 75 лет. Именно такой период должен сохраняться бланк. Крупные предприятия имеют свои организованные хранилища, на мелких фирмах таковых нет. При отсутствии места хранения журнал передается в государственный архив. Также следует поступить при ликвидации предприятия.
