Трудовая книжка служит информационным источником для работодателей о стаже потенциальных сотрудников. Поэтому при приеме на работу именно работодатель будет отвечать за сохранение всех документов подчиненного. А вот при увольнении возникает другое обязательство – это выдача документации сотруднику.
Один из обязательных документов в этом случае — расписка в получении трудовой книжки на руки при увольнении. Образец можно найти и изучить здесь.
И хотя работник в большинстве случаев сам является за рабочим удостоверением, но в законодательстве рассматриваются ситуации, когда они не приходят. Тогда работодатель должен напомнить ему о необходимости забрать рабочее удостоверение. Для этой цели осуществляется оформление уведомления в письменном виде.
Как написать уведомление о получении трудовой книжки
Написать такое обращение к работнику нужно в тех случаях, когда он не приходит за собственной рабочей документацией, а потому соответственно возникает задержка увольнения. Если сложились такие обстоятельства, именно кадровики отвечают за уведомление о получении трудовой книжки и расчета, направленное на адрес работника (хотя подобная проблема редко возникает, если работником было написано заявление на выдачу трудовой книжки на руки: образец документа находится в статье по ссылке).
При реализации данной процедуры стоит позаботиться о наличии подтверждения факта отправления. А потому используется заказное письмо, отправляемое по почте, с описью вложенного.
В данный документ при оформлении необходимо включить такие реквизиты:
- Сведения об организации;
- Дата написания;
- ФИО работника и его адрес;
- Наименование документа с просьбой забрать трудовую книжку;
- Подпись лиц, оформлявших обращение.
Во многих случаях альтернативой для уведомления является получение документа доверенным лицом.
Уведомление о получении трудовой книжки по почте – образец
В законодательстве есть требования по содержанию, но нет – по точной форме соответствующего документа. Так как в верхнюю часть традиционно вписываются реквизиты, отличной подойдет для этого фирменный бланк, где наименование предприятия уже присутствует. Кроме наименования организации обязательно требуется записать:
- Кто является адресатом – достаточно указать ФИО работника и его адрес;
- Посередине вписывается, о чем именно уведомляется сотрудник;
- В основном тексте необходимо уточнить о необходимости срочно прийти в отдел кадров для получения трудовой книжки;
- Упоминается и причина, по которой был уволен человек, или другое основание, по которому возникла необходимость возврата документа работнику;
- Дополнительно можно написать фразу о том, что при невозможности личной явки сотрудник должен дать согласие в письменном виде, чтобы документ отправили по почте;
- Кадровик в конце ставит свою подпись, а также указывает ФИО.
Скачать образец уведомления о получении трудовой книжки по почте
Уведомление о получении на руки трудовой книжки — образец
В некоторых случаях работодатели желая избежать возникновения спорных ситуаций отмечают в уведомлении обязательное присутствие сотрудника при выдаче рабочего удостоверения. В этом случае в тексте обращения указывается точный адрес отдела кадров и упоминается, что процедура выдачи будет осуществляться под расписку работника. Если бывший работник в силу уважительных обстоятельств не имеет возможности присутствовать лично, тогда:
- Гражданин путем составления письменного согласия позволяет руководителю отправить рабочее удостоверение посредством почты по указанному лицом адресу;
- Оформляет доверенность на ответственного представителя.
Скачать образец уведомления о получении трудовой книжки на руки
Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении за прогул – образец
Упоминание причины возникновения необходимости для выдачи книги не обязательно включают в содержание оповещения. Многие кадровики дополнительно все-таки вписывают фразу «в связи с увольнением за прогул».
Обратить внимание нужно на предоставление права выбора – самому явиться за документом или запросить его получение по почте. Приложением в данном случае считается копия приказа о расторжении договора с сотрудником. В конце глава кадрового отдела ставит свою личную подпись.
Скачать образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении за прогул
В какой срок нужно отправить уведомление о получении трудовой книжки
Для выполнения этой процедуры установлены минимальные сроки. Подготовить документ нужно уже на следующий день после того дня, который является последним рабочим для уволенного сотрудника. Максимально допустимый срок для удержания документа составляет три дня. При больших задержках руководителю придется перечислять заработную плату работника, а официальную дату увольнения перенести.
Малейшая задержка грозит для работодателей санкциями со стороны соответствующих учреждений. Основное наказание – это обязательство компенсации работнику каждого дня, в течение которого гражданину не было предоставлено рабочее удостоверение.
