Каждая процедура на предприятии должна оформляться так, как того требует Трудовой Кодекс. Это касается и такого действия, как трудовая поездка. Если работник отправляется в командировку, то предварительно об этом должен принять решение работодатель (при этом оформив соответствующую служебную записку).
Официально оформляется это решение путем составления и издания приказа. В этом служебном документе указываются конкретные данные о работнике и о самой поездке. На предприятиях необходимо вести учет таких документов, которые при первом требовании придется предоставлять представителям трудовой инспекции. Поэтому информация о распоряжениях о направлении руководителя в служебную поездку записывается в журналах регистрации.
Трудовой Кодекс РФ в последней редакции
Приказ о направлении работника в командировку — форма Т9
В России существует унифицированная форма, которую можно использовать, когда работник отправляется в служебную поездку. Хотя она и называется унифицированной, но применять ее не обязательно. Тем не менее, большинство компаний пользуется формой Т9, ведь она является удобной для заполнения.
Бланк приказа на командировку Т9 состоит из следующих ключевых частей:
- Данные сотрудника, который едет от компании;
- Место назначения;
- Планируемый срок;
- Цель;
- Источник финансирование;
- Документальное основание.
Нельзя забывать и о таких обязательных реквизитах для любого трудового документа, как его номер, подпись руководителя и подпись сотрудника об ознакомлении. Если отправляется в служебную поездку сразу несколько сотрудников предприятия, то стоит применять форму Т-9а.
Образец приказа о направлении руководителя в командировку
Инструкция по заполнению бланка является достаточно простой. Сначала записывается наименование организации. Затем вносятся данные работника: его ФИО, структурное подразделение, где он работает, и название его должности. Указывается срок (в календарных днях) и точный даты отъезда и приезда. Обязательно упоминается цель рабочей поездки и за счет каких средств она будет выполнена.
Для командировки должна существовать определенное основание – например, служебное задание (образец на 2018 год имеется тут), поэтому ссылка на этот документ тоже включается в содержание приказа. Далее руководителю останется лишь поставить свою подпись, а затем ознакомить с содержанием распоряжения самого работника. Сотрудник должен заверить факт ознакомления личной подписью непосредственно на составленном распоряжении.
Приказ о направлении в командировку — образец
В этом образце сотрудника отправляют в служебную поездку сроком на пять календарных дней. Указывается, что проводиться эта поездка будет за счет бюджета самой компании (иногда оплата осуществляется теми предприятиями, на переговоры с которыми отправляется сотрудник).
В роли основания выступает годовой командировочный план, а также служебное задание. Генеральный директор заверяет текст распоряжения личной подписью.
Приказ о продлении командировки руководителя
Далеко не всегда руководителю получается решить все вопросы за изначально установленный период в распоряжении. Чтобы не возвращаться и не ехать снова обратно, правильно будет оформить распоряжение о продлении срока.
Для этой цели не подойдет стандартный пример приказа на командировку. В данном образце установлено, что основанием для продления является факт того, что не состоялась встреча. В распоряжении указывается не только продление срока, но еще и пересчет дополнительных суточных и остальных затрат, а также уведомление о данном решении для самого сотрудника.
Уведомляется руководитель либо по телефону, либо по почте. За пересчет традиционно отвечают главные бухгалтера. Также записывается лицо, которое будет контролировать исполнение решения (чаще всего сам директор). Основанием может выступать служебная записка и заявления руководителя о том, что он готов остаться в командировке на указанные сроки.
Журнал регистрации приказов по командировкам
Как только будет издан командировочный приказ, так сразу информацию о нем следует внести в журнал регистрации. Минтруда и другие ведомства утвердили стандартные формы для подобных журналов.
В журналах регистрации есть такие определяющие поля: «ФИО работника», «табельный номер», «подпись работника», «подпись руководителя», «срок поездки», «место поездки».
