Служебная командировка всегда была связана с большим бумажным документооборотом. Сотруднику приходилось заполнять сразу несколько документов, а кроме работы также следить за растратой командировочных, расход которых строго регулировался законом. Ситуация изменилась в 2015 году, когда командирование было значительно упрощено и изменения во многом коснулись именно бумаг, необходимых для совершения поездки. К тому же, сотрудник более не обязан отчитываться о каждом своем действии после прибытия на место.
Правила оформления командировки и соответствующих выплат значительно изменились. Многим ранее организация, оправляя сотрудника в отъезд, должна составлять определенные документы:
- Приказ, подписанный начальством либо уполномоченным лицом (например, руководителем кадрового отдела);
- Документ с рабочим заданием;
- Документ, удостоверяющий личность сотрудника.
Сотрудник также должен был по возвращению предоставлять полные отчеты о расходе денежных средств в двух экземплярах: о потраченных на работу и об авансе, выданном для затрат. Дополнительно работник должен был сохранить все путевые документы: билеты, чеки и многое другое.
С 2015 года система во многом поменялась: в частности, больше не требуется оформлять столько бумаг разом. Однако с изменением системы изменилась и процедура оформления, о которой подробнее рассказывается ниже.
Как написать служебную записку на командировку?
Бумажный оборот для командированного сотрудника и предприятия, от которого он отправляется, действительно значительно сократился. Теперь руководителю передается лишь служебная записка, после чего выписывает приказ на отправку определенного сотрудника. На этом оформление отъезда завершается.
Данная бумага достаточно проста в оформлении и имеет общепринятую форму: поле документа разделяется на две части. В правом углу в самом верху прописывается должность и имя руководителя организации, после чего вписываются данные начальника отдела. В центре размещается заглавие всего документа.
Фактически такая бумага — это одновременно оповещение и обращение к начальству о направлении работника в отъезд по делам организации. В текст вписывается цель командировки, сроки выполнения и непосредственное рабочее задание. Проставляется дата и подпись лица, который составлял бумагу.
Кроме того, в текст в обязательном порядке излагаются вероятные затраты денежных средств и указываются особенности поездки. К примеру, выезд на конференцию, сопровождение гостей предприятия или отправление на место проведения спортивных мероприятий. Обязательно указывается то, каким способом сотрудник собирается отправиться.
Бланк служебной записки на командировку
Форма служебной записки на командировку произвольная, законодательством не определены четкие рамки по оформлению данного документа. Одно известно точно: такая форма обязательна в том случае, если поездка предполагает использование в качестве транспорта личного автомобиля. Также по возвращению работник обязан указать период своей работы вне предприятия.
Бумага предоставляется начальству вместе с пакетом документов, подтверждающих использование транспорта:
- Путевой лист;
- Выписка из гостиницы;
- Выписка с автостоянки;
- Квитанции оплаты топлива и, если требуется, ремонта автомобиля;
- Все остальные чеки для отчетности.
Однако, если командированный работник не сохранил расходные чеки, либо они ему не понадобились, то он сдает лишь служебную записку. Начальство в этом случае проставляет ему необходимые пометки о прибытии назад на работу. Кроме того, в обязательном порядке к бумаге прикладывается документ, подтверждающий, что сотрудник действительно был в командировке — его выдает руководство по месту командировки сотрудника.
Служебная записка о направлении сотрудника в командировку на личном транспорте
В том случае, если командированный работник предпочел выбрать собственное средство передвижения, он также обязан подготовить пакет документов.
Служебная записка на командировку на личном транспорте должна включать в себя дорожный отчет с содержанием следующих бумаг:
- Документы оплаты;
- Путевой лист;
- Иные бумаги, в которых дано подтверждение поездки.
К отчету также можно приложить накладные с адресами поставщиков или покупателей, если такой была цель поездки.
Кстати, о том, как выглядит образец служебного задания на командировку в 2018 году, рассказано тут.
Служебная записка на командировку — образец 2018
Служебная записка в 2018 году практически не изменилась, поэтому бланк на ее заполнение остается прежним.
Справа вверху документа нужно указать, кому именно адресована бумага. Нужно написать ФИО человека и его должность. Далее необходимо написать такой текст: Прошу меня направить в служебную командировку (нужно указать свое ФИО и должность). Прописываете, в какую страну нужно отправить, и по какой причине. Внизу указываете источник финансирования, ставите дату и подпись.
Служебная записка на командировочные расходы
Служебная записка на выдачу денежных средств на командировку обязательно должна быть подробно составлена. Однако в случае повышения заявленной суммы на затраты, руководство обязуется их компенсировать в том же объеме.
Такими расходами считается:
- Траты на топливо и автопарковку;
- На съемное жилье;
- На питание;
- На сотовую связь.
Руководство предприятия обязуется в полной мере оплатить все превышенные расходы согласно законодательству РФ.
