Вопрос о том, что такое выписка из штатного расписания, является актуальным не только для работодателей, но и для рядовых сотрудников. Это обусловлено тем, что данный аспект затрагивает не только отдел кадров и проверяющие органы. Подобный документ может получить любой сотрудник компании в зависимости от необходимости. Она возникает по личным обстоятельствам, или к примеру для решения трудовых споров в судебном порядке.
Как сделать выписку из штатного расписания?
Выписка из штатного расписания является отдельным документом, который предоставляет часть информации по основному нормативу. Если такой образец нужен сотруднику, то работодатель оформляет его по текущему документу. При этом данные предоставляются только касательно самого заявителя.
Обычно такая документация оформляется в качестве отдельной справки. Однако не запрещается использовать копию основного норматива. Такой образец не является строго унифицированным, однако чаще всего используется форма, аналогичная утвержденному бланку Т-3.
Оформление такого образца может понадобиться в следующих случаях:
- по письменному заявлению работника;
- для предоставления в органы налоговой и трудовой инспекции;
- в качестве подтверждающих данных в Пенсионный фонд или фонд социального страхования.
Возможны и иные случаи, в которых возникает необходимость сделать подобную справку. При этом если проверяющие учреждения обычно запрашивают данные по отделам или подразделениям, то фондам нужна информация по конкретным лицам.
Однако в обоих вариантах необходимое оформление требует включение определенных аспектов:
- период действия документа и актуальность информации;
- соблюдение правильности и соответствия наименований должностей и подразделений;
- правильное указание количества должностей в штате, особенно если речь идет о вакансиях по совместительству;
- предоставление информации по окладам, а также существующим надбавкам к ним.
Обычно данный документ составляется сотрудником отдела кадров, который следит за правильностью внесения общих данных. Вместе с ним документ подписывает и главный бухгалтер, в компетенции которого находится проверка данных по начисляемой заработной плате.
Как получить выписку из штатного расписания по форме Т-3
Правила оформления такого документа не регламентируются законодательством. А потому если возникает необходимость получить выписку из штатного расписания по форме Т-3, то об этом необходимо сообщить в подаваемом заявлении. Именно на его основе работодатель и оформляет данную справку.
Для сохранения юридической силы такой документ должен быть оформлен с учетом следующих параметров:
- вверху указывается полное название организации, вместе с ним приводится и сокращенная форма;
- далее указывается тип справки, а также приводятся реквизиты приказа, которым было утверждено положение по структуре компании;
- проставляется дата создания, а также вступление в силу, срок действия указывать необязательно;
- затем прописывается полное количество сотрудников, зачисленных в штат, и заполняется таблица;
- в конце проставляются подписи ответственных лиц.
Основная информация справки указывается при заполнении граф таблицы. В данном вопросе следует полностью руководствоваться основным положением и приводить данные по указанному лицу в соответствии с ним.
Выписка из штатного расписания без окладов
Унифицированная форма Т-3 хотя и предписана законодательством, однако не является обязательной. Работодатель вправе составить собственный образец штатного расписания, при условии, что все требуемые данные в бланке будут указаны в должном порядке.
Аналогичным образом не имеется строгих требований к составлению образца документации с выписанной информацией. Предписывается лишь необходимость соответствия всех указываемых данных с оригиналом, а также ссылка на тот приказ, которым был утвержден основной норматив.
Указание заработной платы в отдельной должности является одним из основных аспектов составления такого документа. Однако если необходимость в таких данных отсутствует, справка составляется с пропуском данного момента.
Оформление выписки из штатного расписания с замещением
Отдельный вопрос возникает при оформлении должностей с замещением. Часто в организации функциональные обязанности по отдельной должности распределяются между другими специалистами. Это может быть обусловлено как нехваткой кадров, так и иными причинами.
При оформлении выписки в данном случае необходимо обратить внимание на правильность общей суммы совместительства. То есть все приводимые дробные составляющие, 0,25, 0,5 и подобные, в итоговой сумме должны составлять целую единицу.
Разница между выпиской из штатного расписания и штатным расписанием
В итоговой редакции между информацией, которая приводится в выписке и в штатном расписании не должно быть никакой разницы. Если имеются неточности, то производный документ теряет свою силу.
Отдельно необходимо указать на издание соответствующих нормативов. Составление и утверждение штатного расписания может осуществляться в целом в организации, или в отдельном филиале. В первом случае для каждого подразделения и филиала составляется отдельная выписка, относящаяся исключительно к их структуре. Во втором случае каждое подразделение имеет собственный документ.
Вопрос о том, кем составляется такая справка для работников — центральным офисом или филиалом, решается внутренними нормативами компании по ведению документации.
