Основным документом, подтверждающим стаж любого работника, является трудовая книжка (причем что бумажная, что электронная). Поэтому при трудоустройстве в пакете документации все работодатели требуют от соискателя предоставления соответствующего удостоверения. С момента официального приема на работу этот документ поступает в распоряжение работодателей. Поэтому именно он несет ответственность за ведение и хранение этой документации.
Точные правила, которые должны соблюдать уполномоченные сотрудники при заполнении и учете, указаны в специальном Постановлении Правительства. Следует обратить внимание на тот факт, что перечень правил, представленных в соответствующих правовых актах является обязательным для соблюдения любой организацией.
Правила ведения и хранения трудовых книжек по закону 225 от 16.04.2003
Изучая правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, начинать необходимо с общих положений. Именно в начальном разделе этого правового акта отмечается, что трудовая книжка выступает первостепенным документом гражданина, в которой отмечаются вес этапы его профессиональной активности. Помимо этого, обозначается необходимость следования правилам, согласно которым требуется вносить перечисленные сведения:
- О самом трудящимся;
- О профессиональной деятельности, которую он выполняет;
- О переводах, возможном награждении и увольнениях;
- Прочей информации, касающейся рабочего процесса.
- На основании существующих правил информация о дисциплинарном взыскании (если речь идет не об увольнении) в данный вид документации не записывается.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек
В соответствии с правилами, обозначенными в данном правовом акте, оформление и надлежавшее ведение трудовой книжки – это ответственность первого руководителя гражданина. Кадровый отдел соответствующего предприятия по закону обязан в течение недели после трудоустройства оформить рабочее удостоверение трудящегося. Сразу же записывается ФИО работника, а также данные о его дате рождения и об степени образования.
Основаниями для заполнения полей, предназначенных для записей о месте профессиональной активности, являются приказы управляющего лица. В соответствии с законодательством, сокращать записи в рабочем удостоверении запрещается. Перед внесением любых данных в удостоверение подчиненного необходимо ознакомиться с принятым решением самого работника. Для выяснения точных формулировок по различным основаниям следует обращаться к положениям ТК РФ.
Учет и хранение трудовых книжек
Данный вопрос освещен в 6-м разделе Постановления под номером 225. Важным правилом, которое отмечается в представленном законе, является необходимость надлежащего ведения и заполнения приходно — расходной книги, а также книги учета движения рабочих удостоверений. Формы этих нормативных документов официально утверждены законодательством.
В обозначенном ранее документе должны быть представлены данные об операциях, которые относятся к получению различных бланков и вкладышей трудовых книжек. А вот в книге учета движения удостоверений просто требуется упомянуть непосредственно трудовые книжки, которые были получены сотрудниками.
Хранение и ведение бланков и всех вкладышей – это прямая ответственность руководства компании. В рамках каждого предприятия они должны относиться к списку документации строгой отчетности. Если после увольнения сотрудник не забрал свой документ, то его требуется хранить до востребования в архивах компании.
Трудовая книжка — правила ведения и выдачи при увольнении
Перед увольнением работника руководитель должен проверить, что все внесенные им записи в рабочее удостоверение гражданина, а также в бланки оформлены по всем правилам. Они в обязательном порядке должны быть заверены его подписями. Выдается обозначенный документ непосредственно в день увольнения. Никаких заявлений для получения уволенному сотруднику писать не нужно.
Если работодатель задерживает выдачу документации, то работник сможет рассчитывать на возмещение денежных средств за дни задержки. Соответственно и официальный день увольнения перенесется до дня выдачи. Сотрудник также имеет право запросить пересылку этого документа посредством использования почтовых услуг.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
Вносить изменения в определенные записи имеет право тот ответственный представитель, который записал первоначальную информацию. Если компания прекратила свое существование или была реорганизована, то данное право переходит к правопреемнику компании. Для любых исправлений должны быть документальные основания. Например, фамилия может быть изменена лишь при предоставлении работодателю паспорта. По существующим правилам записи можно заменить не путем перечеркивания, а посредством признания ранее внесенных данных недействительными и внесения новых сведений.
Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек
Основная ответственность по этому вопросу лежит на работодателе. Он выбирает посредством издания приказа конкретного представителя, который будет отвечать за ведение, учет, хранение трудовых книжек по всем законодательным правилам. В случае нарушения установленных правил могут быть предъявлены следующие наказания:
- Дисциплинарная ответственность;
- Материальная;
- Уголовная.
Все зависит от конкретного правонарушения.
Например, материальная ответственность имеет место, когда работодатель задержал выдачу документации, а уголовная – когда он умышленно нанес ей вред или похитил ее. Чаще всего в подобных ситуациях имеет место штрафные санкции, однако в некоторых случаях допускается арест и даже лишение свободы.
