В России существуют определенные нормы, описанные в трудовом кодексе, которые регулируют выплаты на командировочные расходы. Об этих показателях и их изменении должен обязательно знать бухгалтер, чтобы правильно вести учет. Любой наниматель обязан компенсировать работникам определенную сумму, которая предусмотрена законодательством для служебных поездок.
Есть определенные особенности и нюансы, как в начислении, учете, так и в выплате таких компенсаций. Поэтому, бухгалтеру стоит все учитывать и внимательно отслеживать необходимые нормы, акты, инструкции, а также их изменения. Если этого не сделать вовремя и правильно, при проверках можно попасть под санкции и понести убытки.
Нормы возмещения командировочных расходов в России в 2018 году
Командировка по ТК РФ — это выезд по приказу нанимателя на некоторое время, для исполнения служебного задания, вне основного места работы. Сюда не включаются должности, которые по определению носят разъездной характер — водители, сопровождающие, выездные сотрудники, торговые представители и др. Компенсации за деловые поездки полагаются лишь тем сотрудникам, кто нанят по трудовому договору.
Чтобы правильно высчитать командировочные выплаты, нужно чтобы они соответствовали актуальным нормам, которые обновляются каждый год.
Конкретизируем эти выплаты:
- Суточные. Деньги, которые сотруднику полагаются на любые траты в поездке, и не требуют предъявления документов оправдывающих их израсходование — актов, чеков с копиями и др. Считаются суточные из количества дней, проведенных в поездке. Войдет время, проведенное в дороге, если человек в этот период заболел, то и больничный, и выпавшие на дату поездки, выходные. В 2018 в РФ году размер суточных не увеличился, и был определен Указом Президента, как и в прошлом году – 700 рублей. Но если работник ездил в пределах своего региона, то суточная сумма возмещения – 300 рублей. Минимальный предел компенсаций в 2018 году не регламентирован, наниматель определяет их самостоятельно.
- Компенсации при рабочих выездах за границу. Рабочие поездки могут быть не только по своей стране, но и за границу. Зарубежные поездки требуют больших трат, и, соответственно, оплачиваются по более высоким нормам. Они составляют, как и в прошлом году, 2500 рублей.
- Другие траты, подлежащие возмещению.
Естественно, что траты не ограничиваются суточными. Компенсируется проезд и проживание. Эти расходы уже подлежат подтверждению: различные квитанции, билеты, чеки с копиями, документы об аренде жилья. По соглашению с руководителем, работнику может быть оплачено дополнительно: связь, расходы на оплату визы или оформление загранпаспорта. Некоторые организации компенсируют гораздо больший перечень трат, но согласуется это заранее в индивидуальном порядке, и в обязанности нанимателя не входит.
Какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов?
Как отмечалось ранее, состав расходов на служебные поездки, оговоренный в ТК РФ, не столь полный, поэтому может быть расширен нанимателем. Фирмы и предприятия могут оплачивать работникам аренду не только жилья, но и авто, страховки, и др. С перечнем можно ознакомиться в Постановлении №749. Кроме ТК РФ, Указа президента, и других положений, существует еще Налоговый кодекс РФ, который регламентирует налогообложение.
Так, ранее возмещение расходов на командировочные расходы, по РФ и за границей, не подлежало налогообложению в любых размерах. В 2018 году произошли изменения — были определены максимальные суточные (700 рублей по территории РФ и 2500 – за пределами), и только эти суммы налогами облагаться не будут. До этого года таких лимитов не существовало.
Порядок возмещения командировочных расходов
Бухгалтеру надо знать порядок начисления, учета и расходов по командировкам, а также перечень необходимых документов — что нужно оформить бухгалтеру, и что должен сдать сам выезжающий.
Отправляя работника в рабочую поездку необходимо оформить:
- Приказ и письменное распоряжение директора.
- Если поездка проводится на рабочей, арендованной или собственной машине, нужна еще служебная записка сотрудника. Можно указать в записке планируемые расходы.
Возмещение командировочных расходов проводится в соответствии с рассчитанной бухгалтером суммой, от сотрудника потребуется предоставить подтверждающие проезд, аренду жилья, и др., бумаги. Если сумма суточных превышает максимальную величину, предусмотренную в президентском указе, то с них взимается налог. На возмещение пишется произвольное заявление, обязательно с датой и подписью.
Если командировочные расходы составили большую сумму, чем была выдана бухгалтером перед поездкой, то выплачивается недостающая сумма. Если наоборот, была переплата, то работник должен вернуть неиспользованные средства в кассу предприятия. Бухгалтером делаются соответствующие проводки.
Компенсация командировочных расходов заказчиком
Бывают ситуации, когда заказчик готов оплатить расходы работника на командировку, но на это заключается определенный договор. Сумма возмещения клиентом этих затрат входит в базу при исчислении НДС, так как это входит в оплаченные предприятию услуги — по письму Минфина РФ.
Размеры возмещения командировочных расходов в 2017 году.
Размеры суточных выплат по командировочным в прошлом году составляли те же суммы, что и в этом, цифры не изменились. Если в 2017 году можно было проводить любые суммы командировочных без налогов, и фирма могла начислять их своему усмотрению, то в этом году все не так. Выбирать размер этих выплат компании могут и теперь, но придется удерживать налог.
Приказ о возмещении командировочных расходов – образец 2018
В приказе указываются:
- ФИО работника, должность.
- Место поездки.
- Даты поездки.
- Причина возмещения.
- Кто ответственен за выполнение.
Образец заявление на возмещение командировочных расходов
Заявление пишется на имя руководителя, обязательно с датой, подписью и расшифровкой, должностью, указываются причины возмещения.
