Большинство видов работ подразумевает определенный порядок командирования работников (подобное прописано даже в трудовых договорах бухгалтеров), но чтобы правильно оформить поездку, требуются соответствующие кадровые знания, во избежание штрафов за некорректное исполнения обязательств. Нормативные документы (включая служебную записку) ежегодно могут изменяться, чтобы оформить должным образом процедуру с января 2018 года, необходимо точно знать новые правила командирования и полностью следовать им.
Поездка, с целью отъезда работника за пределы его места жительства, влечет за собой затраты, подлежащие обязательному документальному оформлению — транспортные расходы, аренда места ночлега (гостиницы, хостела, квартиры), питание. Кадровику и бухгалтеру необходимо правильно списать все эти затраты на расходы фирмы, чтобы возместить денежные средства сотруднику – суточные. Отчасти это можно отнести к аутсорсингу. Подробнее о том, что представляет из себя договор аутсорсинга на предоставление персонала в 2018 году можно узнать здесь.
Какие нужны документы для командировки в 2018 году?
Законодательством разработан перечень документов, с помощью которых правильно оформляется поездка работника предприятия в место назначения:
- Служебное задание по форме No Т-10;
- Командировочное удостоверение по форме No Т-10а;
- Приказ по формам Т-9 или Т-9а (для нескольких лиц).
При оформлении трудового задания, директору компании и уполномоченным лицам составляется документ. Необходимо правильно указать следующие данные: Ф.И.О. работника; отдел или филиал, где числится трудоустроенным; пункт назначения; сторона, которая оплачивает расходы (название организации); документальное основание.
Как правильно оформить командировку?
После правильного заполнения перечисленной документации, ее необходимо оформить. Затем документы передаются в отдел кадров, где готовится соответствующее постановление в виде приказа, заверенного печатью. Вся документация обязательна для хранения в течение пяти лет. Далее документ передается бухгалтеру, вместе с отчетностью от работника, а после — и финансовым расчетом.
Чтобы у сотрудника было право на получение суточных, начиная оформление командировки в 2018 году, ему необходимо выдать удостоверение, согласно типовому бланку No1. В нем работник указывает отметки о своем перемещении в пути и по прибытию в назначенный пункт, работнику ему обязаны поставить печать. В ТК РФ прописаны ситуации, в каких случаях удостоверение обязательно к оформлению, а в каких нет (если сотрудник направлен заграницу).
Порядок оформления служебных командировок
Продолжительность служебной поездки не ограничена законодательно, на усмотрение руководителя она может длиться от пары часов до бесконечности.
Правила оформления командировки установлены на законодательном уровне и имеют некоторые особенности:
- Допустимо командировать только штатных работников компании;
- Тех рабочих, с кем заключен договор подряда, отправляют на условиях обоюдной договоренности (во избежание проблем с налогообложением);
- Беременных и лиц, не достигших 18-лет, командировать запрещено;
- Если на попечении работника находятся дети до 3-х лет, инвалиды, тяжелобольные люди, имеются некоторые ограничения в возможности его командирования;
- Если сотрудник является инвалидом, также имеются нюансы;
- Оформление командировки для одинокой матери или отца, допустимо только с их согласия;
- Руководитель обязан предоставить сотруднику возможность отказа от командировки под подпись;
- Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (чеками).
Как оформить приказ на командировку?
Обязательным условием для отъезда работника по статье 166 ТК РФ, является документальное подтверждение в виде приказа. Приказы создаются только для лиц, чья работа закреплена на одном рабочем месте, согласно Постановления No749 и ТК РФ. Предварительное согласие наемного работника не требуется.
Правила оформления приказа на служебную командировку
В приказе обязательно фиксируется следующая информация, а затем регистрируется, согласно нормам делопроизводства:
- Дата создания и порядковый номер;
- Наименование документа;
- Юридические данные компании;
- Информация о сотруднике;
- Цель (общая или узкоспециализированная);
- Пункт назначения;
- Период (точное количество дней);
- Подписи.
По завершению пути, работник компании предоставляет чеки, подтверждающие его расходы, в бухгалтерию. Их необходимо хранить в течение поездки и не терять, иначе затраты не будут возмещены. Задним числом документацию оформлять не рекомендуется, это грозит организации штрафом при проверке. Приказ относится к внутренним документам, поэтому печатью не закрепляется.
Командировка на 1 день — образец приказа
Оформить поездку сроком даже на 1 день руководитель может, основываясь на служебном задании по форме Т-10 (образец для командировки на 2018 год имеется здесь), либо же созданием стандартного приказа.
Внимательность со стороны руководителя, бухгалтера и кадровика, гарантируют правильное оформление поездки и то, что компания избежит штрафов за нарушения. Сотруднику же необходимо внимательно отнестись к сохранности всех документов. Вести отчетность трат (учитывать каждый потраченный рубль), подтверждающих его расходы во время поездки, иначе оплата расходов не производится, бухгалтер не сможет возместить средства.
Соблюдая законодательные нормы и акты, отслеживая изменения в них, у налоговых инспекторов не будет нареканий к руководителю, относительно правильности оформления документации.
